Осветлението на конферентни центрове трябва да се променя заедно с начина, по който се използва залата. Работна среща, презентация на голям екран, видеоконференция и събитие със сцена изискват различен баланс между светлината върху участниците, масите, стените, екрана и аудиторията. Затова добрият проект разделя осветлението на управляеми зони, вместо да разчита на една обща настройка.
При конферентен център трябва да се разглеждат не само основните зали. Малките meeting rooms, фоайетата, регистрацията, комуникационните пространства, сцените и евакуационните маршрути имат собствени светлинни задачи и различен режим на използване.
В малка заседателна зала основният фокус е върху масата, лицата на участниците, екрана и възможността да се водят записки или да се работи с лаптоп. Светлината трябва да бъде равномерна и с ограничено заслепяване, особено когато хората седят продължително на едно място.
При голяма конферентна зала задачата е по-сложна. Необходимо е отделно да се контролират сцената, местата за публика, проходите, презентационният екран и архитектурното осветление. Разделянето на системата на повече групи позволява залата да работи както при пълен капацитет, така и когато се използва само част от нея.

При презентация честа грешка е цялата зала да бъде затъмнена, за да се вижда по-добре екранът. Това може да затрудни движението, воденето на записки и визуалния контакт между участниците.
По-практично е зоната около екрана да бъде управлявана отделно. Светлината върху презентационната повърхност се намалява, докато върху масите, аудиторията и проходите се запазва необходимата функционална видимост.
При проектори и големи дисплеи трябва да се проверят и отраженията. Осветители, насочени директно към екрана или други гланцови повърхности, могат да намалят видимия контраст на съдържанието.
При видеоконференция камерата възприема светлината различно от човешкото око. Участниците трябва да бъдат достатъчно и сравнително равномерно осветени, така че лицата да не изглеждат прекалено тъмни или с резки сенки.
Силната светлина от прозорец зад участниците може да създаде голям контраст за камерата. Затова дневната светлина трябва да може да се контролира, а изкуственото осветление да осигурява достатъчна светлина към лицата.
Необходимо е също да се ограничи директната светлина върху основния дисплей. При помещения, използвани редовно за видеосрещи, позициите на камерите, екраните и осветителите е добре да се координират още при проектирането.
Сцената трябва да може да работи независимо от общото осветление на залата. При лекция е необходим ясен акцент върху говорещия, докато при панелна дискусия светлината трябва да покрива равномерно няколко участници.
За събития с видеозаснемане трябва да се отчете и вертикалната светлина към лицата. Само силно осветяване от тавана може да остави сенки около очите и под брадичката.
Аудиторията обикновено се димира по време на презентацията, но проходите и стъпалата трябва да останат разпознаваеми. Това е още една причина сценичното, общото и комуникационното осветление да бъдат разделени.
Конферентните зали имат едновременно светлинни и акустични изисквания. Акустичните лампи комбинират LED осветление със звукопоглъщащ материал и могат да бъдат част от цялостното решение за тавана.
Те са особено подходящи над конферентни маси и в помещения с открити тавани, където отделните акустични пана и осветители иначе заемат едни и същи монтажни зони. Акустичният осветител обаче не заменя самостоятелното акустично проектиране. Необходимото звукопоглъщане зависи от обема, материалите и предназначението на залата.
Фоайето трябва да осигурява ясна ориентация към регистрацията, залите, гардероба и основните маршрути. Тук осветлението може да бъде по-архитектурно и декоративно, защото пространството има и представителна функция.
Линейни системи, декоративни пендели или акцентно осветяване на стени могат да подчертаят интериора, докато зоната за регистрация получава отделна функционална светлина върху плота и лицата.
Гъвкавостта на конферентния център зависи в голяма степен от системата за управление. Осветителните групи могат да бъдат димирани и програмирани в предварително зададени режими.
При сложни центрове различните зали могат да имат собствени сцени, а управлението да бъде интегрирано с други системи на помещението според конкретния проект.
Аварийното осветление остава независимо от презентационните и сценичните режими. При отпадане на нормалното захранване евакуационните маршрути, изходите, стълбите и промените в нивото трябва да останат ясно разпознаваеми.
Особено внимание изискват големите зали и фоайета, където посетителите може да не познават сградата. Затова евакуационните знаци и аварийната светлина трябва да бъдат видими независимо от конфигурацията на събитието и текущата светлинна сцена.
Проектирането започва с размерите и функциите на отделните зали, позициите на масите, сцените, камерите, екраните, фоайетата и евакуационните маршрути. След това се определят светлинните групи, необходимото димиране, сцените и фотометричните параметри.